Die russische Buchhaltung ist komplizierter und mit einem wesentlich höheren Dokumentationsaufwand verbunden als zum Beispiel in Deutschland.
In der russischen Buchhaltung ist die Einhaltung bürokratischer Formalismen wichtiger als die transparente Abbildung tatsächlicher Geschäftsvorfälle. Das beginnt bereits bei der Rechnungsstellung. In Russland ist die Rechnung allein zur ordnungsmaligen Verbuchung einer Transaktion nicht ausreichend. Mit jeder Rechnung müssen zwei weitere Dokumente ausgestellt werden: die Rechnung-Faktura und das Übergabeprotokoll für erbrachte Leistungen oder Waren.
Die Rechnung-Faktura weist die im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer gesondert aus. Nur bei Vorliegen der Rechnung-Faktura kann die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer verbucht werden. Durch das Übergabeprotokoll bestätigen beide Vertragsparteien schriftlich, dass die Leistung wie vereinbart erbracht wurde. Erst dann darf die Ausgabe als Aufwand verbucht werden.
Internationale Zahlungen unterliegen der russischen Devisenkontrolle. Für Überweisungen von mehr als 5.000 USD muss bei der russischen Hausbank ein Handelspass beantragt werden. Dazu sind alle Dokumente einzureichen, die der Zahlung zugrunde liegen, wie Rechnungen, Verträge und weitere Dokumente auf Anfrage der Bank.
Alle Zahlungen in Russland müssen in Rubel erfolgen. Dies gilt auch dann, wenn ein Vertrag in einer Fremdwährung, wie zum Beispiel in Euro oder Dollar, abgeschlossen wurde. Dadurch treten regelmäßig Währungskursunterschiede zwischen dem Datum der Verbuchung und der Bezahlung einer Leistung auf. Dies erhöht den buchhalterischen Aufwand und erschwert die Berechnung der Umsatzsteuer.
Die Berechnung der Gehälter und die Personalverwaltung erledigt im Regelfall die Buchhaltung. In Russland besteht die gesetzliche Pflicht, Löhne und Gehälter monatlich in zwei Beträgen auszuzahlen.
Diese können variieren, wenn ein Mitarbeiter Urlaub nimmt. Denn das Urlaubsgeld wird auf Basis des durchschnittlichen Gehalts der vergangenen zwölf Monate berechnet. Prämien, Gehaltserhöhungen und ein 13. Monatsgehalt erhöhen die Komplexitat zusatzlich.
Für jeden Mitarbeiter muss ein Arbeitsbuch geführt werden. Darin sind Angaben zum Arbeitsverhaltnis, die Position, Beschäftigungsdauer, Entlassungsgrund und weitere wichtige Angaben zu vermerken.
Weiterhin sind bei Einstellung, Entlassung oder Urlaubsantritt neben den üblichen Dokumenten wie Arbeitsvertrag, Kündigungsschreiben und Urlaubsantrag jeweils noch interne Anweisungen, so genannte „Prikasy“, zu erstellen und vom Generaldirektor zu unterschreiben.
Abschließend müssen fur jeden Monat alle Anwesenheits-, Abwesenheits- und Krankheitstage der Beschäftigten in einem Plan ausgewiesen werden.
Fazit
Es sollte stets gewährleistet sein, dass ein qualifizierter Hauptbuchhalter für Ihre Buchhaltung verantwortlich ist. Dieser sollte uber mehrjährige Berufserfahrung als Hauptbuchhalter in einem internationalen Unternehmen verfügen und die Fremdsprachen Deutsch oder Englisch sicher beherrschen.
Damit stellen Sie sicher, dass er die Anspruche westlicher Firmen in Russland kennt und eine einwandfreie Kommunikation mit Ihrer ausländischen Muttergesellschaft möglich ist. Es ist zudem wichtig, dass Hauptbuchhalter ihr Wissen stets auf dem aktuellen Stand halten und den Umgang mit der neuesten Buchhaltungssoftware sicher beherrschen. Damit Sie in Russland langfristig auf der sicheren Seite sind, empfehlen wir, die Buchhaltung in gute und professionelle Hände zu geben. Konkret bedeutet das die Einstellung eines erfahrenen und qualifizierten Hauptbuchhalters oder die Auslagerung der Buchhaltung an einen professionellen Buchhaltungsanbieter, der Ihnen diese Tätigkeiten abnimmt, Ihre Sprache spricht und Ihnen fur Ihre eigentliche Arbeit in Russland den Rucken frei halt.
Lesetipp: „Buchhaltung und Steuern in Russland“, Februar 2012, Informationsbroschüre von RUFIL CONSULTING, kostenlos erhältlich unter:
http://www.rufil-consulting.com/publication/buchhaltung_und_steuern_in_russland.pdf
Autor: Anton Schneider | RUFIL CONSULTING für Ostexperte – Das Fachmagazin zum Russlandgeschäft | Das Fachmagazin zum Russlandgeschäft.
Dieser Artikel ist erschienen in der Sonderausgabe der Moskauer Deutschen Zeitung “Business in Russland” vom November 2012. Er ist hier als PDF-Version verfügbar.